1. Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) se riglyne oor die uitreik van omsendbriewe en minute is uitgereik in, onder andere, Omsendbrief 00026/96 van 14 Maart 1996 en Omsendbrief 0036/1999 van 6 April 1999.

2. As gevolg van die herstrukturering van die WKOD, die meegaande skep van nuwe direktorate en die werwing van addisionele personeel, het dit nodig geword om alle vorige instruksies in hierdie verband te hersien en die volgende nuwe stel instruksies uit te reik:
2.1 In die eerste plek is dit belangrik om te onderskei tussen die doel van 'n omsendbrief en diť van 'n minuut. Omsendbriewe word uitgereik om WKOD-personeel in te lig aangaande kwessies van besondere belang, d.w.s. beleidskwessies wat nie na willekeur gewysig of geÔgnoreer kan word nie. Minute word deur Hoofdirektorate en Direktorate gebruik om inligting, instruksies of duidelikheid oor roetinesake te verskaf;
2.2 Omsendbriewe en minute moet gedruk word op die WKOD se amptelike briefhoof, wat die WKOD se logo insluit sowel as kontakbesonderhede onderaan die eerste bladsy. 'n Voorbeeld van die WKOD se briefhoofbladsy is aangeheg;
2.3 Maak asseblief seker van die volgende wanneer 'n omsendbrief of minuut op die rekenaar getik word:

  • Volle justifisering ("full justification") moet gekies word vir die raamwerk van die briefhoofbladsy.
  • Die voetskrif moet slegs op die eerste bladsy verskyn.
2.4 Die direkte kantoortelefoon- en faksnommers van die beampte(s) aan wie navrae gerig moet word, sowel as die amptelike lÍerverwysingsnommer en die GBS-nommer moet in die boonste linkerhoek van die omsendbrief of minuut verskyn;
2.5 Die lys persone aan wie die omsendbrief of minuut gerig is, moet oor die bladsy getik word in 'n aantal reŽls. Verwys asseblief na Interne Mensklikekapitaalbestuursminuut 0024/2009, Verkrygingsbestuursminuut 0006/2007 en die goedgekeurde organogram van die WKOD vir die regte rangbenamings.
2.6 Ter voldoening aan die provinsiale beleid moet beamptes seker maak dat omsendbriewe en minute in al drie die amptelike tale van die Wes-Kaapprovinsie, nl. Afrikaans, Engels en Xhosa, uitgereik word.
2.7 Dit is noodsaaklik dat alle omsendbriewe en minute wat na WKOD-skole en -inrigtings uitgestuur word eers na die Taaldiens gestuur word vir redigering en vertaling voordat hulle onderteken word. Die geredigeerde dokument wat van die Taaldiens af ge-e-pos is, moet in die lÍer geplaas word wat vir goedkeuring en finale ondertekening voorgelÍ word;
2.8 Ter beskerming van hulle gesag en geloofwaardigheid, mag omsendbriewe in die toekoms alleenlik op die vlak van Hoof: Onderwys onderteken word. 'n Minuut mag alleenlik op die vlak van Adjunk-direkteur-generaal van die spesifieke tak onderteken word.
2.9 Getekende kopieŽ van omsendbriewe en minute moet gestuur word na die Algemene Registrasie te Hoofkantoor, saam met 'n rekwisisie vir die druk van harde kopieŽ by Alexander Precinct reprografiese huis en 'n rekwisisie vir die druk van etikette waarop die name en adresse van die inrigtings waarheen die dokument gestuur moet word, sal verskyn. Terselfdertyd moet 'n elektroniese weergawe van die omsendbrief of minuut na die e-posadres registry1@pgwc.gov.za gestuur word.
2.10 Algemene Registrasie ken 'n nommer toe aan elke omsendbrief en minuut nadat dit onderteken is. Hierdie nommer sal redelik bo-aan die eerste bladsy en op enige verdere bladsye verskyn.
2.11 Hoofdirekteure, Direkteure en hulle sekretaresses moet 'n register van minute wat elke jaar uitgereik word byhou. (in die volgorde waarin hulle uitgereik is en met aanduiding van die amptelike nommers van die minute).

3. Enige navrae rakende die inhoud van hierdie omsendbrief kan gerig word aan een van die beamptes wie se name in die navraekolom verskyn.

4. Bring asseblief die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van alle betrokke personeel


GETEKEN: PA VINJEVOLD
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2010-02-19